Создайте три статуса для каждой суммы
Разделите записи на подтверждённый расчёт, предварительную оценку и стоимость, которую ещё предстоит уточнить. Рядом с цифрой укажите, кто её сообщил и к какому варианту постройки она относится. Ожидание покупателя не должно выглядеть как предложение поставщика.
Если записываете цену из каталога, сохраните серию, размер и состав показанного варианта. Для барн-серии особенно важно отличать цену одной рамы от стоимости выбранного количества рам и всего будущего здания.
Подпишите границы каждой строки
Металлическая основа, отделка, основание и работы могут обсуждаться отдельно. Не объединяйте строки только потому, что они относятся к одной постройке. Сначала выясните, не включена ли одна позиция уже в другой расчёт.
У опубликованных цен сайта указано, что они без НДС. Доставку, разгрузку, монтаж и дополнительные работы согласуют отдельно. В вашей заметке должны сохраняться условия конкретного полученного предложения, а не только его итог.